Le SIRH, 50 nuances de Projets !

Le SIRH, 50 nuances de Projets … prêts à suivre nos Directives?

 

La Gestion des Ressources Humaines, simple romance administrative du personnel ? Quenini !
Cette discipline vit une profonde mutation depuis plusieurs années et est considérée comme un véritable levier de performance dans les organisations.

Devant la complexité réglementaire, stratégique, les besoins de reporting, de partage des données etc. les entreprises qui décident de se lancer dans un projet de mise en place et/ou de modernisation de leur SIRH, seraient-elles un peu …masos ?

Pas impossible… ! Mais notre expert du SIRH a un secret : Piloter la mise en place d’un tel Système d’Information doit relever d’une gouvernance en projets parfaitement …huilée…

Yohann ROMAND, notre consultant expert, nous livre ici ses 7 directives pour vous garantir un maximum de…succès !

DIRECTIVE 1 : PREPAREZ ET ANTICIPEZ VOTRE PROJET SIRH
La mise en place d’un SIRH est un projet complexe avec des enjeux stratégiques, politiques, managériaux, opérationnels et techniques : D’où l’importance d’y accorder réflexion et préparation !
Se lancer ‘tête baissée’ sans prendre le temps de poser les bases est le principal écueil que l’on constate lorsque nous sommes sollicités en mode ‘pompiers’ pour redresser un projet SIRH.

Plusieurs projets à l’intérieur d’un projet qu’on vous dit ! Audit, sélection de l’outil, paramétrage, déploiement autant d’étapes qui en fonction des organisations et du périmètre du SIRH peuvent être pilotées sous forme de Projets à part entière.

DIRECTIVE 2 : AUDITER ET REDIGER SON CAHIER DES CHARGES
Ce travail de préparation doit être matérialisé par un audit des pratiques et des besoins. Le point de départ essentiel pour un cahier des charges opérationnel ! Les bénéfices de prendre le temps d’un audit ? structurer votre démarche, définir les problématiques à traiter, identifier et hiérarchiser les besoins pour mieux anticiper les contraintes et risques du projet.
Ma recommandation complémentaire : partagez et validez ce livrable avec vos parties prenantes et obtenez le consensus sur les attentes fonctionnelles, techniques et financieres.

DIRECTIVE 3 : CONSTITUER L’EQUIPE PROJET & SA COMITOLOGIE

Qu’on ne s’y trompe pas, la mise en place d’un SIRH n’est pas un projet interne au service RH !
C’est un projet transverse qui touche plusieurs métiers : DAF, DSI et l’ensemble des services lorsque le logiciel est en mode collaboratif.
Un projet de cette ampleur ne peut être mené à bien sans une équipe constituée et réfléchie à l’avance.
La mise en place de comités projets et comités de pilotage seront vos appuis pour un suivi régulier, favoriser une prise de décision lorsque necessaire et limiter les dérives de planning de votre Projet.

DIRECTIVE 4 : DEFINIR UN PLAN DE CHARGE
Le temps est compté ! La concurrence entre activités courantes et projet SIRH doit être maitrisée !
Pour cela, il vous faut un plan de charge clairement établi. Réfléchir à la charge de travail que représente ce type de projet, évaluer le nombre de jours/homme global et quelles ressources seront affectées au projet est un passage obligatoire.
On vous le redit : Une mauvaise anticipation et un manque de disponibilité peuvent générer un décalage, voir une suspension ou annulation de votre projet !

DIRECTIVE 5 : ELABORER UN BUDGET
On vous l’accorde l’élaboration du budget prévisionnel d’un projet SIRH est complexe.
Il est cependant une condition sinequanone pour sélectionner efficacement les outils, les services proposés par l’éditeur, faire votre choix d’hébergement…
Une erreur que nous constatons souvent : Attendre les propositions tarifaires des éditeurs et choisir au moins disant ou ne pas prévoir les coûts périphériques à l’acquisition du SIRH (journées homme, interfaces avec les autres outils, accompagnement par un prestataire…) !
Le risque encouru ? Un abandon du projet, un décalage avec les attentes du service RH voire un désamour vis-à-vis de l’outil.

Sachez que la plupart des SIRH propose des modules sous forme de briques additionnelles. C’est une solution pour étaler les coûts dans le temps. Se rappeler que ce budget ne doit pas être perçu comme une dépense mais comme un investissement !

DIRECTIVE 6 : OUTILLER LA DEMARCHE PROJET SIRH
En dehors du cahier des charges interne rédigé dans le cadre de l’audit des besoins, il est important de se doter d’outils à chaque étape de votre projet.
Pour le choix des éditeurs ? un cahier des charges fonctionnels à compléter, une grille tarifaire comparative avec des scénarii différents ou une matrice de scoring selon des critères définis.
Un macro-planning avec plan de charge associé, un cahier de recette interne, un plan de communication vous aideront également pour les étapes suivantes à faciliter le bon déroulement et faire du projet SIRH un succès.

DIRECTIVE 7 : SOYEZ A L’HEURE, PLANIFIEZ !
Tout en même temps et le plus vite possible ! Tel est l’adage qui est sûr de faire échouer le projet !
Il est primordial de prévoir un délai raisonnable pour la mise en place d’un SIRH : N’oubliez pas que vous avez une multitude d’acteurs qui doivent se coordonner en fonction de leurs interventions respectives.
Le temps nécessaire à chaque phase doit être anticipé et respecté. Un décalage au cours d’une des phases est difficilement rattrapable, il peut considérablement désorganiser la coordination établie au départ et générer un retard croissant au fur et à mesure de l’avancement.

En conclusion, vous l’aurez compris, pour un projet SIRH maitrisé, le pilotage en mode Projet est de mise (cadrage, planification, plan de charge…) !
Et si vous êtes à la recherche d’un pilotage simple et efficace, le Cabinet IQar, a conçu et développé SuiteProG, logiciel de pilotage du portefeuille des projets pour une gestion rentable et opérationnelle de vos projets !

Posted on 18 juin 2018 in publications

Responses (2)

  1. Deb
    4 juillet 2018 at 10 h 20 min ·

    Un article très intéressant.

    • Erick Athier
      4 juillet 2018 at 10 h 44 min ·

      Merci

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